0421-2-32441 174
info@ozkovo.sk
Elektronické zasielanie noviniek je v súčasnosti veľmi rozšírený a rýchly nástroj marketingu. Cieľom newsletterov (e-mailom zasielaných noviniek a informácií) je poskytnúť zákazníkom informácie o rôznych novinkách, akciách a pod. Podľa aktuálnej legislatívy však nie je možné zasielať novinky bez splnenia určitých podmienok.
Právna úprava, zavedená nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej únie 2016/679 zo dňa 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, sa dotkla aj zasielania reklamných informácii (reklamných letákov) zákazníkom e-mailom.
Pri zasielaní newsletterov dochádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb (zákazníkov) zo strany prevádzkovateľa (podnikateľa, predávajúceho, dodávateľa).
Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje len na základe relevantného právneho základu. Vychádzajúc z GDPR, spracúvanie osobných údajov na účely priameho marketingu možno považovať za oprávnený záujem.
Avšak pri zasielaní noviniek možno oprávnený záujem ako právny základ pre spracúvanie osobných údajov použiť iba vo vzťahu k existujúcim zákazníkom, pokiaľ kontaktné údaje zákazníka boli získané v súvislosti s predchádzajúcim predajom tovaru alebo služieb prevádzkovateľa.
Ak teda má spoločnosť vytvorenú databázu existujúcich zákazníkov, GDPR zasielanie reklamných letákov a obchodných ponúk existujúcim zákazníkom neovplyvnilo. To znamená, že ich súhlas na zasielanie reklamných letákov formou e-mailu nie je potrebný, nakoľko ide o kontaktovanie aktuálnych zákazníkov po predchádzajúcom nákupe.
Platí to v prípade, že so zákazníkom bola spoločnosť v predchádzajúcom zmluvnom vzťahu. Existujúcim zákazníkom sa bez súhlasu môžu zasielať len také novinky, ktoré súvisia s produktom, ktorý si predtým zakúpili.
Aj keď súhlas existujúcich zákazníkov vtedy nie je potrebný, spoločnosť ich musí vždy informovať o účele použitia osobných údajov. Prevádzkovateľ nemôže svojvoľne posielať newsletter akýmkoľvek zákazníkom či potenciálnym zákazníkom. Rovnako nemôže za takýmto účelom využívať akékoľvek databázy.
Oprávnený záujem na jeho strane môže existovať len vtedy, ak oslovuje existujúcich zákazníkov pod podmienkou, že im ponúka obdobne tovary alebo služby ako boli tie, ktoré už zákazník u neho predtým objednal.
Ak chce spoločnosť existujúcemu zákazníkovi zaslať reklamný leták o produkte, ktorý sa netýka jeho predchádzajúceho nákupu, musí od tohto zákazníka získať súhlas na daný konkrétny účel. V prípade, že by súhlas dotknutej osoby prevádzkovateľ nezískal a newsletter by takej osobe zasielal, jednalo by sa o tzv. nevyžiadanú poštu (spam) a také konanie prevádzkovateľa by mohlo byť sankcionované finančnými pokutami.
Súhlas dotknutej osoby na marketingový účel, resp. účel zasielanie noviniek musí byť:
1, preukázateľný – prevádzkovateľ musí byť schopný vždy preukázať, že mu zákazník súhlas udelil
2, výslovný – zákazník musí vykonať aktivitu, ktorou vyjadrí, že má záujem o zasielanie newsletterov, napr. zaškrtne políčko (checkbox) s popisom „Súhlasím s odberom newsletteru.“
(Ak bol e-mail zákazníka na zasielanie reklamných ponúk pred účinnosťou GDPR získaný na základe vopred zaškrtnutého checkboxu, tento spôsob nie je v súlade s novými pravidlami.) 3, slobodný a dobrovoľný – zákazník nemôže byť k súhlasu akokoľvek nútený.
Zákazník má vždy možnosť súhlas neudeliť – čo nemôže byť spojené s nepriaznivými následkami (napr. že sa mu znemožní objednať si tovar…)
4, informovaný –prevádzkovateľ musí pri získavaní osobných údajov dotknutej osobe poskytnúť informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov (napr. o účele spracúvania – odber noviniek, zasielanie reklamných letákov e-mailom, o právnom základe spracúvania osobných údajov, o druhu osobných údajov, ktoré budú spracovávané)
5, jednoznačný a konkrétny – súhlas by mal byť formulovaný jednoznačne a konkrétne – teda tak, aby nevznikli pochybnosti o jeho obsahu.
Nesprávne získaný súhlas s odberom newslettera:
- ak bol súhlas zákazníka získaný prostredníctvom obchodných podmienok firmy, napríklad obsiahnutím vety: „Odoslaním záväznej objednávky udeľuje zákazník spoločnosti AB s.r.o. súhlas so spracúvaním jeho emailovej adresy za účelom zasielania newslettera.“
- ak je pod objednávacím/registračným formulárom umiestnený checkbox a vedľa neho text: „Súhlasím so zasielaním newslettra na emailovú adresu“, pričom checkbox je už dopredu zaškrtnutý.
Správne získaný súhlas s odberom newslettra:
- modul na zber emailových adries pre zasielanie newslettera – samostatný formulár pre získavanie emailových adries za účelom rozposielania newslettera s uvedením jednoznačnej informácie, že vyplnením emailovej adresy dotknutá osoba súhlasí so zasielaním newslettera
- v nákupnom procese – prázdny checkbox umiestnený pod objednávacím/registračným formulárom a vedľa neho sprievodný text: „Súhlasím so zasielaním newslettera na emailovú adresu“ (checkbox nesmie byť dopredu zaškrtnutý).
Len samotný sprievodný text v znení „Súhlasím so zasielaním newslettera na emailovú adresu“ alebo „Súhlasím s odberom newslettera“ bez odkazu na bližšie informácie o ochrane osobných údajov je však nedostatočný, pretože novému zákazníkovi (potenciálnemu odberateľovi newslettera) neposkytuje potrebné informácie. Je teda vhodné, aby jeho súčasťou bol aj aktívny odkaz na podmienky ochrany osobných údajov, ktoré budú obsahovať všetky povinné náležitosti podľa GDPR.
Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
Odvolanie súhlasu musí byť také jednoduché, ako je jeho poskytnutie. Znamená to, že ak zákazník zaškrtával políčko, čím prejavil súhlas so spracúvaním osobných údajov, mal by mať možnosť odvolať súhlas takým istým spôsobom. Osvedčený model je v každom e-maily poskytnúť zákazníkovi možnosť zrušiť odber noviniek.
